Tuesday, August 23, 2016

6 Pengelolaan Siswa di Simpatika (Mengaktifkan, Naik Kelas, Tambah, Rombel)

Mengelola siswa di Simpatika merupakan serangkaian tahapan dan cara terkait dengan mengaktifkan siswa dari semester sebelumnya, mengganti kelas siswa (siswa naik kelas), meluluskan siswa, dan melakukan mutasi siswa baik masuk maupun keluar. Juga cara memasukkan siswa ke dalam rombongan belajar masing-masing. Inilah 6 hal terkait pengelolaan siswa di Simpatika.

Mengelola siswa dalam layanan Simpatika menjadi salah satu hal yang krusial. Karena jumlah siswa di masing-masing kelas nantinya akan menjadi penghitungan rasio siswa-guru. Rasio siswa ini lah yang menjadi salah satu indikator layaknya seorang guru menerima tunjangan atau tidak dalam Ajuan SKBK.

Artikel pengelolaan siswa di Simpatika kali ini akan membahas tentang  6 hal sebagai berikut:

  1. Mengaktifkan Siswa Tahun Sebelumnya
    a. Siswa Naik Kelas
    b. Siswa Lulus
    c. Mutasi Siswa
  2. Memasukkan Siswa Baru
  3. Memasukkan Siswa Dalam Rombel
  4. Trik Cepat Memasukkan Siswa ke Rombel
  5. Trik Mengubah Format Tanggal di Excel Emis ke Simpatika
  6. Sinkronisasi Siswa di Emis dan Simpatika
Data Siswa Simpatika

Sekilas terlihat rumit. Namun sebenarnya proses dan tata cara mengelola siswa di layanan Simpatika sangat mudah.

1. Mengaktifkan Siswa Tahun Sebelumnya


Dalam mengelola siswa di layanan Simpatika, Operator Madrasah tidak perlu membuat data siswa setiap tahunnya. Karena siswa pada tahun sebelumnya akan otomatis berstatus sebagai "Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang".

Daftar siswa belum aktif ini cukup diunduh kemudian diedit pada tingkatan kelasnya (siswa naik kelas) dan dapat segera diupload kembali.

Jadi tidak dengan menambahkan atau membuat data siswa baru dari awal kembali.

Dalam proses mengaktifkan siswa yang belum aktif ini dapat juga dilakukan bersamaan dengan menambahkan siswa baru dan meluluskan siswa.

Cara mengaktifkan siswa belum aktif tahun ajaran sekarang (mengaktifkan siswa tahun sebelumnya) adalah sebagai berikut:

a. Mengunduh Daftar Siswa Tahun Sebelumnya
  1. Operator Madrasah atau Kepala Madrasah login ke Simpatika
  2. Pilih layanan Sekolah
  3. Setelah masuk ke Dasbor Sekolah, pilih menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa"
  4. Klik "tanda panah ke bawah" untuk mengunduh daftar siswa tahun pelajaran yang lalu dalam format excel
  5. Data siswa tahun sebelumnya dapat juga diunduh melalui menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Sekarang" lalu klik "tanda panah ke bawah"
  6. Simpan file excel hasil download tersebut

b. Mengedit Siswa

Mengedit Siswa meliputi menaikkan tingkat kelas siswa, dan meluluskan siswa.

Untuk mengedit data siswa di file excel yang telah diunduh tadi caranya adalah:
  1. Buka file excel yang telah diunduh
  2. Blok semua cell dan format menjadi "text"
  3. Untuk memudahkan pengeditan tingkat kelas, lakukan 'short' (pengurutan data) berdasarkan kelas.
  4. Untuk menaikkan tingkat kelas siswa, edit (ganti) tingkat kelas yang lama dengan tingkat kelas yang baru. Semisal yang tadinya kelas A menjadi B (pada RA), kelas 3 menjadi 4 (pada MI), kelas 8 menjadi 9 (pada MTs) dan sebagainya.
  5. Untuk meluluskan siswa, caranya:
    a. Pada RA, ganti tingkatnya menjadi 1
    b. Pada MI, ganti tingkat 6 menjadi 7
    c. Pada MTs, ganti tingkat 9 menjadi 10
    d. Pada MA, ganti tingkat 12 menjadi 13
  6. Siswa baru dapat langsung ditambahkan
  7. Simpan file excel
Yang harus diperhatikan ketika melakukan pengeditan siswa, adalah pada kolom kode sistem. Nomor yang tertera harus tetap dibiarkan seperti sedia kala (jangan dirubah).

Sedangkan untuk penambahan siswa baru, kolom Kode Sistem tidak perlu diisikan (dibiarkan kosong).

c. Mengupload Data Siswa

Setelah file excel data siswa selesai diisi / diedit, upload file tersebut dengan cara:
  1. Operator Madrasah atau Kepala Madrasah login ke Simpatika
  2. Pilih layanan Sekolah
  3. Setelah masuk ke Dasbor Sekolah, pilih menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa"
  4. Klik tanda "panah ke atas" di pojok kanan atas
  5. Muncul jendela "Unggah Data Siswa", klik tombol "Pilih File"
  6. Muncul jendela pencarian file di komputer, cari file excel data siswa tadi, lalu klik "Open"
  7. Kembali ke jendela "Unggah Data Siswa". Klik "Unggah"
  8. Muncul notifikasi total jumlah siswa yang diupload dan pesan kesalahan
  9. Jika pesan kesalahanan berbunyi: "Tidak ada kesalahan dalam data", lanjutkan dengan mengklik tombol "Simpan"
  10. Jika muncul peringatan kesalahan, download file lalu lakukan perbaikan (kesalahan akan dituliskan di bagian kanan file excel)
  11. Setelah mengklik "Simpan" akan muncul pemberitahuan "Data Siswa Berhasil Dikirim dalam Antrian" dan diminta menunggu hingga 1 x 24 jam. Tetapi biasanya data siswa langsung masuk beberapa saat kemudian. Untuk mengecek silakan masuk ke menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa"

3. Memasukkan Siswa Baru


Memasukkan siswa baru dapat dilakukan bersamaan dengan mengedit siswa tahun sebelumnya (sekaligus satu file). Namun dapat juga dengan menggunakan file tersendiri. Format file excel yang digunakan harus sama.

Cara upload file, sama dengan cara di atas.

Video Tutorial Mengaktifkan dan Memasukkan Siswa Baru

Tutorial cara mengedit siswa (meliputi menaikkan tingkat kelas siswa, dan meluluskan siswa), menambahkan siswa baru, dan mengupload data siswa dapat disimak di video tutorial berikut ini.

Video ini memang dibuat pada Oktober 2015 (saat awal-awal Padamu Negeri berganti menjadi Simpatika) tetapi tata cara dan prosedurnya masih tetap sama, sehingga video tutorial tersebut masih tetap relevan.


3. Memasukkan Siswa Dalam Rombel


Setelah siswa berhasil diunggah dan masuk ke "Daftar Siswa" bukan berarti pekerjaan mengelola siswa selesai. Siswa-siswa tersebut harus dimasukkan ke dalam rombongan belajar masing-masing. Siswa dalam rombongan belajar ini yang kemudian menjadi dasar penentuan rasio siswa dalam S25a maupun dalam SKMT & SKBK.

Untuk memasukkan siswa ke dalam rombelnya masing-masing caranya adalah seperti dalam video tutorial berikut ini.


4. Trik Cepat Memasukkan Siswa ke Rombel


Bagi madrasah yang memiliki banyak rombongan belajar, memasukkan siswa dalam rombel bisa jadi menjadi pekerjaan yang melelahkan dan menjemukan karena memerlukan ketelitian tinggi. Tentunya agar siswa dapat masuk di rombelnya masing-masing dengan tepat.

Bagi madrasah yang memiliki rombel lebih dari satu pada masing-masing tingkat kelasnya, ada trik cepat dan mudah.

Sebagai contoh, sebuah MTs terdiri atas beberapa rombel yang meliputi, kelas 7 tiga rombel (7A, 7B, dan 7C), kelas 8 terdiri atas 2 rombel (8A dan 8B), dan kelas 9 terdiri atas 3 rombel (9A, 9B, dan 9C).

Yang harus dilakukan adalah membagi file excel data siswa menjadi beberapa bagian. Upload siswa dalam satu rombel, lalu memasukkan siswa dalam rombelnya, baru mengupload siswa rombel lainnya. Sebagai gambaran simak ilustrasi berikut ini:
  1. Bagi siswa menjadi beberapa file. File pertama berisikan siswa yang telah lulus, siswa kelas 7A, 8A, dan 9A.
  2. Setelah berhasil diupload masukkan siswa-siswa tersebut ke rombelnya. Saat memasukkan siswa kelas 7, Operator tidak perlu memilih siswa karena semua siswa yang diupload adalah siswa kelas 7A saja, tidak ada siswa kelas 7B dan 7C.
  3. Lakukan hingga semua siswa masuk ke rombelnya.
  4. Setelah selesai upload lagi siswa. Tetapi sekarang ganti siswa dari kelas 7B, 8B, dan 9B
  5. Setelah berhasil diupload masukkan siswa-siswa tersebut ke rombelnya.
  6. Upload lagi siswa untuk kelas 7C dan 9C
  7. Masukkan siswa-siswa tersebut ke rombelnya.

5. Trik Mengubah Format Tanggal di Excel Emis ke Simpatika


Satu lagi trik adalah cara mengubah format tanggal di excel EMIS ke excel Simpatika. Perlu diketahui bahwa format tanggal yang digunakan EMIS dan Simpatika berbeda.

Simpatika menggunakan format Tahun-Bulan-Tanggal (YYYY-MM-DD) sedangkan Emis menggunakan format Tanggal-Bulan-Tahun (DD-MM-YYYY). Masalah lagi, keduanya harus berformat "Text" sehingga kita tidak bisa merubah format tanggal secara langsung di lembar kerja excel.

Dengan trik ini tentunya akan lebih mempercepat dan memudahkan kerja Operator Madrasah karena tidak harus membuat data baru. Operator cukup melakukan copy paste dari data excel Emis.

Nah, berikut ini adalah video tutorial cara mengubah format tanggal yang digunakan emis ke format tanggal yang digunakan Simpatika.


6. Sinkronisasi Siswa di Emis dan Simpatika


Nah, ini yang sangat diharap-harapkan oleh Operator se-Indonesia. Seandainya saja ada sinkronisasi antara Emis dan Simpatika, maka kerja operator akan semakin ringan.

Data siswa di Simpatika tidak perlu diupload secara manual, cukup dengan melakukan sinkronisasi dengan data emis, langsung terisi secara otomatis. 

Selain meringankan kerja operator, dengan sinkronisasi tersebut data siswa di Simpatika akan lebih valid. Ini mengingat bahwa selama ini, data siswa di Simpatika tidak melalui proses verifikasi dan validasi secara berjenjang. Operator dapat mengisikan berapapun siswa yang diinginkan. Proses verifikasi hanya bisa dilakukan oleh admin Kab/Kota ketika Kepala Madrasah melakukan Ajuan S25a dan SKMT/SKBK.

Namun kayaknya mimpi sinkronisasi Emis dan Simpatika ini masih panjang.

Demikianlah 6 hal terkait dengan pengelolaan data siswa di layanan Simpatika.

TULIS KOMENTAR DENGAN MENGGUNAKAN FACEBOOK
Tulis Komentar, klik di Sini

0 comments