Wednesday, September 28, 2016

Dispensasi Kelayakan Tunjangan di SKBK

Dispensasi Kelayakan Tunjangan di SKBK menjadi sedikit kabar segar bagi guru-guru yang oleh Sistem Simpatika dinyatakan 'belum layak mendapat tunjangan'. Dengan Dispensasi Kelayakan Tunjangan ini, PTK yang sebelumnya dinyatakan 'belum layak mendapat tunjangan' berubah menjadi 'layak mendapat tunjangan'. Meskipun untuk dispensasi tersebut, tentunya, hanya berlaku pada kondisi-kondisi tertentu.

Pun melalui tahapan, prosedur, dan persyaratan yang telah ditentukan.

Fitur Dispensasi Kelayakan Tunjangan terdapat di akun Operator Simpatika tingkat Kabupaten/Kota. Sehingga yang bisa memberikan dispensasi (merubah dari 'belum layak' menjadi 'layak') adalah Penmad atau admin Simpatika tingkat Kabupaten/Kota.

Dispensasi Kelayakan Tunjangan


1. Yang Berhak Mengajukan Dispensasi Kelayakan Tunjangan


Seperti disampaikan di awal artikel, tidak semua PTK yang dalam 'Analisa Tunjangan'-nya berstatus 'belum layak mendapat tunjangan' dapat mengajukan dan mendapatkan dispensasi kelayakan tunjangan ini. Karena fitur ini hanya berlaku untuk kondisi-kondisi tertentu.

Menurut Surat Dirjen Pendidikan Islam Nomor 3570/05.I/Set.I/PP.00.11/09/2016 tentang Penjelasan tentang Cetak SKBK dan SKMT melalui Simpatika (tertanggal 13 September 2016), yang berhak mengajukan dispensasi kelayakan tunjangan adalah guru yang telah terdaftar aktif mengajar di Simpatika dan telah memenuhi ketentuan penyaluran tunjangan profesi guru namun oleh sistem dinyatakan 'Tidak Layak' mendapatkan tunjangan karena hal-hal sebagai berikut:

  1. Bertugas di satuan pendidikan daerah tertinggal (3T) (Perpres No. 131 Tahun 2015)
  2. Bertugas di satuan pendidikan luar biasa/inklusi
  3. Memiliki keahlian khusus dan langka
  4. Bertugas di madrasah/sekolah Indonesia di Luar Negeri
  5. Ditugaskan menjadi guru di negara lain atas dasar kerjasama antar negara
  6. Dibebaskan dari batasan standar pemenuhan rasio guru dan siswa berdasarkan PP Nomor 74 Tahun 2008
  7. Belum menyelesaikan VerVal NRG namun sudah memiliki SK Dirjen tentang Penetapan NRG sebelumnya.
Kemudian ditambah dalam Surat Dirjen Pendis Nomor 1134.A/Dj.I/Dt.I.I/2/HM.01/09/2016 tertanggal 13 September 2016 tentang Cetak SKBK dan SKMT Digital bagi Madrasah Penyelenggara SKS. Bagi guru yang mengajar di madrasah penyelenggara Sistem Kredit Semester (SKS) sebagaimana SK Dirjen Pendis Nomor 3274 Tahun 2015 berhak untuk mengajukan dispensasi kelayakan tunjangan.


2. Prosedur dan Cara Mengajukan Dispensasi Kelayakan Tunjangan


Bagi PTK yang memenuhi persyaratan sebagaimana di atas dan dalam 'Analisa Tunjangan' di Simpatika dinyatakan 'Tidak Layak Mendapatkan Tunjangan' dapat melakukan ajuan Dispensasi Kelayakan Tunjangan.

Bagaimana cara mengajukan dispensasi kelayakan tunjangan?

Fitur dan akses Dispensasi Kelayakan Tunjangan ada di akun Operator Simpatika Kab/Kota. Sehingga prosedur, tata cara, dan kelengkapan berkas untuk mendapatkan Dispensasi Kelayakan Tunjangan bisa jadi 'agak berbeda' antar satu kabupaten/kota dengan kabupaten/kota lainnya.

Namun secara garis besar, untuk mendapatkan Dispensasi Kelayakan Tunjangan yang harus dilakukan oleh PTK adalah sebagai berikut:

  1. Guru yang memenuhi persyaratan di atas mengecek status kelayakan tunjangan di menu 'Analisa Tunjangan' pada akun Simpatika masing-masing. Jika sistem menyatakan 'Belum Layak Mendapatkan Tunjangan' silakan melakukan ajuan Dispensasi Kelayakan Tunjangan, sebaliknya jika sudah dinyatakan 'Layak Mendapatkan Tunjangan' tidak perlu memanfaatkan fitur ini.
  2. PTK tersebut jangan mencetak ajuan SKMT SKBK (S26) terlebih dahulu.
  3. Hubungi Penmad atau Admin Simpatika Kab/Kota masing-masing untuk mengajukan Dispensasi Kelayakan Tunjangan. Dimungkinkan Penmad (Admin Simpatika Kab/Kota) akan membuat 'Form Isian' (Formulir Pengajuan) yang harus diisi oleh PTK dengan mengetahui Kepala Madrasah dan Pengawas Madrasah masing-masing. Sampai saat ini belum ada form resmi dari pusat untuk ajuan dispensasi ini sehingga form ajuan bisa berbeda-beda antar Kab/Kota. Tetapi form tersebut paling tidak akan memuat nama lengkap dan NUPTK guru, alasan dispensasi (lihat syarat dispensasi di atas), dan nama satminkal.
  4. Admin Kabupaten/Kota dimungkinkan juga mensyaratkan guru yang mengajukan dispensasi untuk melampirkan beberapa berkas atau dokumen pendukung.
  5. Setelah Admin Kab/Kota menerima ajuan tersebut, Admin Kab/Kota akan memproses dan jika disetujui maka akan memberikan Dispensasi Kelayakan Tunjangan melalui akun Kab/Kota.
  6. Admin kab/kota akan mencetak 'Surat Dispensasi Kelayakan Tunjangan' yang ditujukan kepada PTK yang mengajukan.
  7. Setelah mendapatkan persetujuan, dengan terbitnya 'Surat Dispensasi Kelayakan Tunjangan', PTK dapat melakukan pengecekan di status kelayakan tunjangan (menu Analisa Tunjangan) di akun PTK yang bersangkutan. Status yang semula berbunyi 'belum layak mendapat tunjangan' berubah menjadi 'layak mendapat tunjangan'.
  8. Setelah itu, PTK dapat memproses SKMT dan SKBK (Cetak S26) sebagaimana prosedur dan tata cara pengajuan SKMT dan SKBK.

Surat Dispensasi Kelayakan Tunjangan


Dan akhirnya, di akhir proses pengajuan SKMT dan SKBK, guru tersebut akan mendapatkan SKBK (S26e) dengan status 'Layak Mendapatkan Tunjangan'.

3. Bagi Guru Mapel yang Mengajar Guru Kelas di MI


Banyak yang berharap fitur Dispensasi Kelayakan Tunjangan ini menjadi solusi bagi guru mapel yang mengajar sebagai guru kelas di Madrasah Ibtidaiyah. Sampai saat ini, meskipun telah terbit KMA Nomor 303 Tahun 2016 tentang Konversi Guru Mapel ke Guru Kelas MI, namun kenyataannya di Simpatika guru-guru tersebut masih tetap dianggap tidak linier.

Akibatnya, status kelayakan tunjangan (di menu Analisa Tunjangan) tercatat 'Belum Layak Mendapatkan Tunjangan'.

Secara teori, fitur Dispensasi Kelayakan Tunjangan memang bisa merubah status 'Belum Layak' menjadi 'Layak' pada guru mapel yang mengajar guru kelas di MI. Namun sayangnya, dalam kedua Surat Dirjen Pendis di atas (Nomor 3570/05.I/Set.I/PP.00.11/09/2016 dan Nomor 1134.A/Dj.I/Dt.I.I/2/HM.01/09/2016) tidak mengakomodasi guru mata pelajaran yang mengajar sebagai guru kelas MI.

Demikian sedikit ualsan tentang fitur Dispensasi Kelayakan Tunjangan. Tentang kepastian persyaratan, prosedur, dan tata cara pengajuan dispensasi, silakan hubungi Penmad atau Admin Simpatika Kab/Kota masing-masing.
Read more

Tuesday, September 27, 2016

Kenapa Masih Tidak Linier Juga?

Kenapa masih tidak linier?, Ini menjadi sebuah pertanyaan yang paling menakutkan bagi Operator Madrasah dan PTK terkait dengan layanan Simpatika. Linier menjadi sangat diharap-harapkan. Setelah selesai mengisi Jadwal Mengajar Mingguan, Mengelola Siswa, menetapkan Pejabat Madrasah dan Tugas Tambahan, serta lain sebagainya, kata 'linier' dalam Analisa Tunjangan sangat diharapkan. Namun tidak sedikit yang muncul kemudian justru sebaliknya, 'tidak linier'.

Status tidak linier menyebabkan status kelayakan tunjangan (di menu Analisa Tunjangan) menjadi "Tidak Layak Mendapat Tunjangan". dan ini akan berakibat langsung terhadap SKBK dan pembayaran tunjangan profesi PTK tersebut.

Pertanyaan selanjutnya yang mengemuka pastilah, kenapa tidak linier? Bagaimana caranya agar bisa menjadi linier?

Kenapa Tidak Linier

Tidak jarang jika pertanyaan terkait linieritas ini sering kali dikemukakan oleh pembaca Simpatika Pati. Seperti pertanyaan berikut ini.


Linieritas terkait erat dengan Nomor Registrasi Guru (NRG). Beberapa kondisi yang menyebabkan tidak linier dan solusi agar bisa menjadi linier akan diulas di bawah ini.

Berikut beberapa penyebab 'tidak linier' tersebut.

1. Status Verval NRG


Kunci utama status linier atau tidak linier ditentukan oleh status Verval NRG. PTK yang belum disetujui Verval NRG (NRG belum permanen) maka akan membuat statusnya menjadi tidak linier.

Apalagi bagi guru yang belum memiliki NRG, pasti tidak linier.

Karena itu pastikan Verval NRG telah terselesaikan dan disetujui oleh Admin Simpatika tingkat Kanwil Kemenag. Untuk mengecek status Verval NRG, klik menu 'Verval NRG & Sertifikasi' pada akun PTK masing-masing seperti gambar berikut ini.

status Verval NRG

Atau di bagian menu 'Diklat dan Sertifikasi'

Riwayat Sertifikasi

2. Kesesuaian Mapel yang Diajar dengan Mapel Sertifikasi


Tidak jarang terjadi, telah lulus sertifikasi guru dan telah selesai Verval NRG (NRG telah disetujui oleh Kanwil) tetapi masih juga tidak linier.

Apa penyebabnya?

Mata pelajaran yang diajarkan (yang diisikan di Jadwal Mengajar Mingguan) harus sesuai dengan mata pelajaran sertifikasi sebagaimana tercantum dalam Verval NRG. Karena itu jika mendapati kasus seorang PTK telah Verval NRg tetapi belum juga linier maka silakan dicek data-data berikut ini.

  1. Mata pelajaran sertifikasi yang tercantum di bagian menu 'Diklat dan Sertifikasi'
  2. Kode mapel sertifikasi sebagaimana tercantum pada digit ke-7, 8, dan 9 Nomor Peserta Sertifikasi dan digit ke-3, 4, dan 5 Nomor Registrasi Guru (NRG)
  3. Mata pelajaran yang diajarkan (yang diisikan dalam Jadwal Mengajar Mingguan di Simpatika)
  4. Referensi Mapel Nasional (Kurikulum Nasional) dalam mapel yang dibuat di Simpatika


Silakan dicek 'Riwayat Sertifikasi Guru' yang bersangkutan di menu 'Diklat dan Sertifikasi'. Perhatikan sebagaimana gambar berikut ini.

Riwayat Sertifikasi Guru

Perhatikan:

  • Cek kode mapel sertifikasi
Kode mapel sertifikasi yaitu digit ke-3, 4, dan 5 NRG dan digit ke-7, 8, 9 Nomor Peserta (dalam gambar tertulis 028). Lalu cek kode mapel tersebut di halaman "http://simpatika.kemenag.go.id/#!/mapel". Setelah dicek ternyata '028' adalah kode mapel untuk mata pelajaran 'Guru Kelas MI'
Kode Mapel Simpatika


Karena '028' merupakan kode mapel untuk Guru Kelas MI maka agar linier, maka guru tersebut harus mengampu sebagai Guru Kelas MI. Jika mengajar mata pelajaran PAI MI atau Bahasa Indonesia di MTs. Maka bisa dipastikan tidak linier.

Dalam beberapa kasus Verval NRG, yang dijadikan pedoman linieritas adalah nama mapel sertifikasi sebagaimana tertulis di menu 'Diklat dan Sertifikasi'. Karena tidak menutup kemungkinan terdapat kode mapel yang tidak sesuai dengan nama mapel (faktor inkonsistensi kode mapel dalam sertifikasi). Selengkapnya baca : Kasus Verval NRG Pilihan Kode Mapel Tidak Sama dengan Sertifikat


  • Referensi Mapel Nasional (Kurikulum Nasional)

Referensi Mapel Nasional (Kurikulum Nasional) bisa dicek di login "Sekolah" pada menu Sekolah >> Kurikulum >> Daftar Mata Pelajaran atau Daftar Muatan Lokal. Perhatikan gambar berikut ini.


Referensi Mapel Nasional (Kurikulum Nasional)

Referensi Mapel Nasional (Kurikulum Nasional) ini harus sesuai dengan kode mapel atau mapel dalam sertifikasi (hasil Verval NRG). Jika tidak sama, atau justru mata pelajarannya tidak memiliki Referensi Mapel Nasional (Kurikulum Nasional), maka akan menyebabkan menjadi tidak linier.

Mata pelajaran yang tidak memiliki Referensi Mapel Nasional (Kurikulum Nasional) dapat juga dicek di menu "Analisa Tunjangan" pada akun PTK yang bersangkutan. Perhatikan gambar berikut ini.

Mapel tanpa kurikulum nasional

Jika tidak sama atau mapel yang diisikan tidak memiliki Referensi Mapel Nasional (Kurikulum Nasional), silakan hapus mapel tersebut lalu buat mata pelajaran baru untuk mapel tersebut. Selanjutnya edit Jadwal Mengajar Mingguan dan ganti mapelnya dengan mapel yang baru tersebut (yang memiliki Referensi Mapel Nasional). Menghapus dan membuat mapel baru bisa dilakukan di akun Sekolah (Simpatika Layanan Sekolah) pada menu Sekolah >> Kurikulum >> Daftar Mata Pelajaran atau Daftar Muatan Lokal. 

Baca juga: 


Itulah beberapa hal yang menjadi pemyebab mata pelajaran di Simpatika tidak linier dan solusinua agar mapel tersebut berubah menjadi linier.



Read more

Sunday, September 25, 2016

Aturan Siswa dan Rombel di Simpatika (Studi Kasus Rasio Siswa)

Layanan Simpatika telah menggunakan aturan terkait dengan rasio guru berbanding siswa. Sehingga aturan tentang siswa minimal dan rombel di layanan Simpatika harus diperhatikan benar-benar demi suksesnya Verval Simpatika dan terpenuhinya beban kerja mengajar guru, utama guru dengan sertifikat pendidik.

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 74 Tahun 2008 tentang Guru, pasal 17, disebutkan bahwa   Guru Tetap  pemegang  Sertifikat  Pendidik  berhak mendapatkan  tunjangan  profesi  apabila  mengajar  di satuan pendidikan yang rasio minimal jumlah peserta didik terhadap Gurunya sebagai berikut:

  • untuk TK, RA, atau yang sederajat 15:1
  • untuk SD atau yang sederajat 20:1
  • untuk MI atau yang sederajat 15:1 
  • untuk SMP atau yang sederajat 20:1
  • untuk MTs atau yang sederajat 15:1 
  • untuk SMA atau yang sederajat 20:1  
  • untuk MA atau yang sederajat 15:1  
  • untuk SMK atau yang sederajat 15:1
  • untuk MAK atau yang sederajat 12:1

Berdasarkan PP No. 74 tahun 2008 tersebut, jelas bahwa untuk RA dan Madarsah, rasio idealnya adalah 1 guru berbanding 15 (kecuali pada MAK yang 1:12).

Aturan Siswa Minimal dan Rombel

Baca Juga:

Aturan Siswa dan Rombel di Simpatika


Simpatika pun memberlaku PP tersebut, utamanya dalam penghitungan kelayakan mendapat tunjangan (SKBK), meskipun tidak secara penuh. Tidak penuh karena sampai saat ini ternyata masih membuka pengecualian untuk guru dengan siswa di bawah 15 perkelasnya.

Artinya, dengan pertimbangan khusus, guru yang mengajar pada rombongan belajar dengan peserta di bawah 15 siswa pun masih lolos dari kriteria "Rasio Siswa" ini. Dalam 'Analisa Tunjangan' mereka masih mendapat label, "Layak Mendapat Tunjangan".

Hal inilah yang kemudian memunculkan sedikit 'kreatifitas' operator madrasah dan kepala madrasah.

Beberapa pihak (Kepala Madrasah dan Operator) kemudian memecah rombel kelasnya hingga dengan peserta seminimal mungkin. Bahkan dengan peserta rombel yang kurang dari 15 siswa sekalipun. tentu dengan harapan, semakin banyak rombel maka akan semakin banyak guru yang dapat memenuhi ketentuan 'minimal mengajar 24 JTM'.

Apakah seperti itu?

Namun yang harus dipahami, ternyata Simpatika telah memiliki pedoman (aturan) khusus terkait dengan rombel dan siswa minimal tersebut. Pelanggaran terhadap aturan ini membuat Kepala Madrasah tidak bisa mencetak S25a karena muncul peringatan Alokasi JTM, seperti telah dibahas di artikel Simpatika Pati sebelumnya.

Aturan tersebut adalah:

  • Kelas (Tingkat) dengan 1 Rombel, Pesertanya Boleh Kurang dari 15 Siswa

Suatu tingkat kelas yang tidak paralel (hanya terdiri atas 1 rombel) siswanya boleh kurang dari 15. Contoh, pada sebuah MI, kelas 6-nya hanya memiliki 14 siswa. Meskipun siswa kelas 6 tersebut kurang dari 15 tidak masalah. Kepala Madrasah akan tetap dapat mencetak S25a karena memang di madrasah tersebut tingkat (kelas) 6 memang hanya terdiri atas satu rombongan belajar. 

  • Kelas (Tingkat) dengan Lebih dari 1 Rombel, Pesertanya Tidak Boleh Kurang dari 15 Siswa
Namun akan menjadi berbeda jika dalam tingkat itu terdiri atas lebih dari 1 rombongan belajar. Maka setiap rombongan belajar, pesertanya (siswa) tidak boleh kurang dari 15 siswa.

Contoh sebuah MI kelas 6-nya terdiri atas 44 siswa. Kelas tersebut dibuat menjadi 3 rombel dengan komposisi masing-masing rombel terdiri atas:
  • Kelas 6A: 15 siswa
  • Kelas 6B: 15 siswa
  • Kelas 6C: 14 siswa
Terdapat satu rombel yang siswanya kurang dari 15 siswa.

Kondisi ini akan membuat Kepala Madrasah tidak dapat mencetak S25a karena akan muncul peringatan "Alokasi JTM" dengan keterangan "Jumlah rombel melebihi siswa".

Sehingga jika di kelas 6 tersebut terdapat 44 siswa, maka rombel maksimal yang bisa dibuat cukup 2 rombel. Mungkin komposisinya 15 dan 29 siswa, 22 dan 22 siswa, atau lainnya asalkan tidak ada rombel yang pesertanya di bawah 15 siswa.

Kesimpulannya: 
  • Jika peserta kelas kurang dari 15 siswa, silakan ditulis apa adanya tidak masalah. Kepala Madrasah akan tetap bisa mencetak s25a.
  • Jika lebih dari 15 siswa, boleh dibuat menjadi lebih dari satu rombel dengan catatan tidak ada rombel yang pesertanya kurang dari 15 siswa. Jika terdapat rombel yang kurang dari 15 siswa maka Kepala Madrasah tidak dapat mencetak S25a.
Read more

Thursday, September 22, 2016

Sudah Upload Siswa Tapi Tidak Masuk Sampai Berhari-hari

Saat upload siswa secara kolektif (menggunakan excel) dilayanan Simpatika, biasanya muncul pemberitahuan untuk menunggu maksimal selama 1 x 24 jam. Biasanya tanpa menunggu hitungan menit, begitu di-refresh, data siswa yang diupload sudah masuk ke daftar siswa. Namun dalam beberapa kasus tidak.

Bahkan telah ditunggu hingga lebih dari sehari semalam pun, data siswa masih tetap kosong. Hingga berhari-hari, siswa yang di-upload tidak juga kunjung masuk ke dalam daftar siswa.

Upload Siswa Tapi Tidak Masuk

Baca juga: 6 Pengelolaan Siswa di Simpatika (Mengaktifkan, Naik Kelas, Tambah, Rombel)

Padahal sudah muncul pemberitahuan bahwa 'Data Siswa Berhasil Dikirim Dalam Antrian', seperti gambar berikut ini.

Unggah siswa tidak masuk

Sudah berhasil mengunggah tapi ditunggu hingga berhari-hari kok daftar siswanya tidak masuk juga?

Berhasil Terkirim tetapi Belum Tentu Berhasil Disimpan Sistem


Yang harus dipahami dan digarisbawahi, notifikasi seperti gambar diatas tersebut belum menjamin bahwa data siswa yang diunggah berhasil dimasukkan (disimpan) ke dalam sistem. Belum menjamin bahwa tidak terdapat kesalahan data siswa tersebut.

Dengan kata lain, pesan tersebut hanya menyampaikan bahwa data siswa yang diunggah "BERHASIL DIKIRIM" tetapi "BELUM TENTU BERHASIL DISIMPAN" dan dimasukkan ke dalam sistem.

Karena unggahan tersebut sejatinya masih dalam antrian untuk diproses dan diteliti oleh sistem. Jika ternyata tidak ada kesalahan, data akan langsung dimuat di daftar siswa. Namun jika terdapat kesalahan, data tidak akan muncul.

Silakan perhatikan dan pahami kalimat yang berwarna merah "Silakan kembali dalam beberapa menit lagi (maksimal 1x24 jam) dengan klik tombol Unggah untuk melihat hasil prosesnya".

1. Data Berhasil Disimpan


Jika setelah beberapa menit (atau maksimal 1 x 24 jam) ketika operator membuka daftar siswa, data siswa yang diunggah tadi sudah masuk ke dalam daftar siswa berarti data tersebut sudah benar dan dapat diterima sistem.

Dalam kondisi seperti ini (data berhasil disimpan oleh sistem), ketika tombol unggah (tanda panah ke atas) diklik kembali akan muncul pemberitahuan bahwa "Data berhasil disimpan" (lihat bagian yang diberi kotak merah pada gambar berikut ini.

Unggah data Siswa Berhasil

2. Data Dalam Antrian


Jika dalam beberapa menit, ketika operator membuka daftar siswa dan mendapati masih kosong, atau data yang sebelumnya diunggah belum masuk juga ada kemungkinan unggahan tersebut masih dalam antrian.

Untuk memastikannya, silakan klik kembali tanda panah ke atas (tombol unggah). Akan muncul pemberitahuan seperti gambar berikut ini.

Unggah Siswa dalam antrian

Perhatikan bagian yang kami beri kotak merah. Disebutkan bahwa 'File yang Anda unggah masih dalam antrian, silakan cek kembali beberapa saat lagi'.

3. Data Gagal Disimpan

Jika dalam beberapa menit (atau bahkan lebih dari satu hari), daftar siswa masih kosong juga, selain dimungkinkan masih dalam antrian, bisa jadi juga data gagal disimpan oleh sistem. Gagal disimpan ini tentu dengan berbagai alasan.

Untuk mengecek apakah data unggahan tersebut masih dalam antrian atau gagal disimpan (beserta alasannya), caranya sama dengan yang diatas.

Pertama klik tanda panah ke atas (tombol upload). Setelah itu akan muncul pemberitahuan seperti gambar di bawah ini.


Di bagian yang kami beri kotak merah, disebutkan:

  • Jumlah kesalahan data
  • Alasan data gagal disimpan
Untuk melihat jenis kesalahan dan bagian-bagain data yang salah, silakan download file data siswa dengan cara mengklik tombol "Unduh File + Petunjuk Kesalahan" (lihat bagian dengan panah bernomor 2).

Di dalam file excel hasil download tersebut, bagian-bagian data yang salah akan diblok dengan warna merah. dan di pojok kanan atas akan muncul alasan dan petunjuk kesalahan tersebut. Silakan perbaiki bagian-bagian yang berwarna merah kemudian simpan dan upload ulang.

Lebih Sehari Unggah Siswa Belum Masuk


Nah, dari penjelasan di atas dapat disimpulkan, jika sampai lebih dari satu hari (atau bahkan berhari-hari), data siswa yang diunggah belum juga masuk ke dalam daftar siswa, bisa dipastikan UNGGAHAN GAGAL DISIMPAN atau DITOLAK SISTEM.


Sehingga jika sudah lebih dari sehari kok upload siswa belum masuk dan daftar siswa masih kosong, silakan ikuti langkah-langkah sebagaimana dijelaskan di sub-bagian nomor tiga artikel ini.
Read more

Tuesday, September 20, 2016

Modul Pengelolaan Siswa dan Rombel Simpatika Sedang Error

Sejak pagi (Selasa, 20/11/2016) banyak yang menghubungi Admin Simpatika Pati, baik lewat Fans Fage FB Simpatika Pati, Messenger FB, maupun media sosial lainnya, terkait kendala yang dihadapi Operator Simpatika terkait modul Pengelolan Siswa dan Rombongan Belajar (Rombel) di layanan Simpatika. Semula ini hanya ingin kami post di Fans Fage FB, namun karena kelihatannya rada panjang sehingga akhirnya menjadi sebuah postingan di blog ini.

Kendala yang dihadapi adalah terkait pengelolaan siswa dan rombel. Banyak Operator Simpatika di tingkat Madrasah yang melaporkan masalah yang serupa.

Pengelolaan Siswa dan Rombel Simpatika Sedang Error

Berikut adalah contoh beberapa komentar tersebut:



Itulah beberapa komentar dan pertanyaan rekan-rekan Operator Madrasah terkait dengan tidak normalnya modul pengelolaan siswa dan kelas di Simpatika.

Sehari sebelumnya, juga muncul kendala yang agak mirip terkait dengan pengisian Jadwal Mengajar, penambahan mata pelajaran, dan penambahan rombel baru.



Simpatika Sedang Masuk Angin


Meski tidak ada pemberitahuan resmi dari Admin Simpatika Pusat, bisa dipastikan bahwa beberapa hari terkahir memang terjadi gangguan sistem di layanan Simpatika. Utamanya terkait dengan mata pelajaran, kelas, rombongan belajar dan siswa.

Apa penyebabnya?

Kendala ini dimungkinkan Tim Teknis sedang melakukan perbaikan sistem. Karena semenjak Modul Keaktifan Kolektif (Cetak S25) diaktifkan, sering kali sistem mendeteksi adanya 'jumlah rombel yang melebihi jumlah siswa'. Selengkapnya bisa dibaca di artikel : Solusi Tidak Bisa Cetak S25 Karena Alokasi JTM Merah

Sistem kemudian memunculkan kotak peringatan berwarna merah di atas tombol Ajuan Keaktifan Kolektif (Cetak S25). Dan dengan munculnya kotak merah tersebut, S25 tidak dapat dicetak.

Dalam beberapa kasus, peringatan tersebut muncul karena "Daftar Siswa yang telah Diupload" belum di masukkan ke "Rombel" masing-masing. Atau bahkan, belum melakukan "Upload Siswa".

Namun dalam banyak kasus, siswa telah diupload dan telah dimasukkan ke dalam rombel masing-masing tetapi sistem tetap memunculkan notifikasi "Jumlah Rombel Anda melebihi jumlah siswa". Admin Simpatika Pati sendiri tidak kurang telah melaporkan 5 madrasah yang mengalami kasus semacam itu langsung ke Admin Simpatika Pusat. Meskipun sampai saat ini belum mendapatkan jawaban.

Karena itu bisa ditarik kesimpulan bahwa beberapa hari terakhir, modul Keaktifan Kolektif, Siswa, dan Rombongan Belajar tengah bermasalah.

Menyikapi hal tersebut, Operator tidak perlu panik. Jika memang Simpatika sedang 'masuk angin' ya, ditunggu saja sambil ngopi.

Semoga segera teratasi.

Read more

Thursday, September 15, 2016

Solusi Tidak Bisa Cetak S25 Karena Alokasi JTM Merah

Saat fitur Cetak S25 di Simpatika dibuka, tidak sedikit Kepala Madrasah dan Operator Madrasah langsung mengajukan Keaktifan Kolektif. Namun ternyata tidak semuanya berjalan mulus. Beberapa madrasah harus mendapat kendala munculnya kotak peringatan berwarna merah di atas tombol Ajukan Verval. Bunyi tulisan dalam kotak merah tersebut adalah 'Alokasi JTM' dengan keterangan 'Cek kembali untuk memastikan data Anda benar'.

Adanya kotak peringatan berwarna merah dengan tulisan 'Alokasi JTM' tersebut tak urung membuat tombol Ajuan Verval (untuk mencetak S25a) tidak bisa diklik. Dan S25a pun tidak bisa dicetak.

Ketika kotak peringatan berwarna merah tersebut diklik muncul kotak notifikasi yang yang lebih besar yang memuat keterangan 'Validasi Alokasi Jam Mengajar Madrasah/Sekolah Anda. Daftar Mata Pelajaran Kelebihan Alokasi Jam. Jumlah Rombel Anda melebihi jumlah siswa. Untuk melakukan proses selanjutnya, maka pastikan Jumlah Jam mengajar harus SESUAI dengan jumlah Jam Alokasi,.

Peringatan seperti ini sebenarnya sudah pernah muncul pada periode Verval Simpatika semester yang kemarin. Namun kemunculannya kali ini tampaknya membawa pesan 'kendala' yang lebih kompleks.

Terus bagaimana solusi jika tidak bisa cetak S25 karena adanya kotak Alokasi Jam berwarna merah.

Yang pasti kotak peringatan tersebut muncul karena adanya kesalahan dalam pengisian data pada Simpatika. Oleh karena itu perlu dilakukan pengecekan kesalahan apakah yang telah dideteksi oleh sistem Simpatika tersebut.

Tak Bisa Cetak S25

Untuk membantu melakukan pengecekan, Simpatika Pati mencoba memberikan sedikit panduan, berdasarkan beberapa kali pengalaman penulis menemui kendala tersebut.

Pengecekan yang harus dilakukan antara lain:

Kasus Pertama


Di dalam kotak notifikasi kesalahan 'Validasi Alokasi Jam Mengajar Madrasah/Sekolah Anda' muncul tabel 'Daftar Mata Pelajaran Kelebihan Alokasi Jam'. Dalam tabel tersebut tertulis data kelas yang kelebihan jam.

Solusi yang bisa dilakukan adalah kembali ke modul Jadwal Mengajar Mingguan (login ke Layanan Simpatika Madrasah). Menunya terdapat di Sekolah >> Jadwal >> Lihat Jadwal Mingguan >> Pilih kelas/rombel sebagaimana yang disebutkan dalam notifikasi kesalahan 'Validasi Alokasi Jam Mengajar Madrasah/Sekolah Anda'.

Lakukan penyesuaian sehingga jam mengajar tidak melebihi alokasi yang ditentukan.

Cara mengeceknya bisa melihat video tutorial berikut ini:


Kasus seperti ini, di periode ini, tampaknya mulaijarang terjadi

Kasus Kedua


Di dalam kotak notifikasi kesalahan 'Validasi Alokasi Jam Mengajar Madrasah/Sekolah Anda' muncul keterangan, "Jumlah Rombel Anda melebihi jumlah siswa" seperti gambar di bawah.

Validasi Kelebihan JTM

Hal ini terjadi karena sistem mendeteksi jumlah rombel lebih banyak dibanding jumlah siswa di madrasah tersebut. Jumlah siswa yang melebihi rombel ini bisa saja terjadi dikarenakan salah satu diantara berikut:

  1. Siswa belum diupload
  2. Siswa sudah diupload tetapi belum dimasukkan ke dalam rombelnya masing-masing
Untuk memastikan kasus ini, cobalah klik tombol "Data Guru" di bagian 'Rekap Data Madrasah/Sekolah' pada menu Keaktifan Kepala Madrasah, hingga muncul kotak "Rekap Data Guru Madrasah/Sekolah Anda" seperti gambar berikut ini.

Rekap Data Guru Madrasah

Perhatikan kolom 'Rombel Ampu (R)'; 'Siswa Ampu (S)'; dan 'Rasio R:S'. Jika Siswa Ampu dan Rasio masih kososng dan strip berarti data siswa belum diunggah atau sudah diunggah tetapi belum dimasukkan ke dalam rombel masing-masing.

Solusi untuk permasalahan ini adalah memperbaiki data siswa yang meliputi mengupload  siswa dan memasukkan siswa ke dalam rombel. Untuk bagaimana cara mengelola siswa ini silakan baca artikel Simpatika Pati sebelumnya, 6 Pengelolaan Siswa di Simpatika.


Kasus Ketiga


Mungkin kedua kasus di atas sudah dicek dan ternyata beres semua. Atau sudah diperbaiki, namun masih saja muncul peringatan kotak Alokasi Jam berwarna merah di atas tombol Ajukan Verval (Cetak S25). Akibatnya pun masih sama, Kepala Madrasah tidak bisa mencetak S25a.

Solusi?

Bisa jadi pada kasus ketiga ini diakibatkan oleh 'cache browser' komputer. Karena itu solusi yang bisa dicoba antara lain:

  1. Bersihkan cache (tembolok), riwayat, dan data browser yang digunakan. Cara membersihkan cache browser bisa dilihat di artikel Selalu Gagal Upload Hasil Scan SK, sub judul "2. Bersihkan Cache Browser yang Digunakan".
  2. Gunakan browser lain. Jika sebelumnya memakai Google Chrome cobalah dengan menggunakan Firefox, Opera, atau browser lain.
  3. Gunakan mode penyamaran pada browser dengan mengaktifkan "Jendela Browser Pribadi"; "Jendela penyamaran" atau "Mode Incognito"
  4. Gunakan komputer atau laptop lain.

Kasus Keempat [Update]


Satu lagi yang kemudian menjadi penyebab dari tidak bisa dicetaknya S25a dengan menampilkan notifikasi "Jumlah Rombel Anda melebihi jumlah siswa". Tapi kasus ini umumnya hanya terjadi pada madrasah-amadrasah yang memiliki rombel paralel saja. Dan tidak terjadi pada madrasahnya yang perkelas tingkatnya hanya terdiri atas satu rombel saja.

Untuk RA dan Madrasah yang memiliki lebih dari satu rombel pada tiap kelas tingkatnya (paralel), pastikan siswa di setiap rombelnya tidak kurang dari 15 siswa. Sebagai contoh sebuah MTs dimana kelas 7 terdiri atas 70 siswa yang kemudian dibagi menjadi 5 rombel dengan jumlah siswa perrombelnya masing-masing:

  • Kelas 7A : 15 siswa
  • Kelas 7B : 15 siswa
  • Kelas 7C : 15 siswa
  • Kelas 7D : 15 siswa
  • Kelas 7E : 10 siswa
Berarti ada satu rombel yang siswanya kurang dari 15 siswa.

Kasus semacam ini akan membuat muncul peringatan kotak merah bertuliskan 'Alokasi JTM' yang bila diklik muncul keterangan "Jumlah Rombel Anda melebihi jumlah siswa".

Solusinya, pastikan setiap rombel siswanya minimal berjumlah 15 siswa. Jika terdapat rombel dengan peserta kelas (siswa) yang kurang dari 15 siswa, salah satu rombel harus dihapus dan siswanya digabung pada rombel lainanya.

Seperti contoh kasus pada MTs seperti di atas, jika kelas 7 terdiri atas 70 siswa maka jumlah rombel maksimalnya adalah 4 dengan masing-masing rombel minimal diisi oleh 15 siswa, sehingga menjadi seperti:

  • Kelas 7A : 15 siswa
  • Kelas 7B : 15 siswa
  • Kelas 7C : 15 siswa
  • Kelas 7D : 25 siswa

Demikianlah beberapa kasus terkait dengan munculnya kotak peringatan Alokasi Jam berwarna merah dan solusi tidak bisa mencetak S25 karena kemunculan kotak Alokasi JTM. Jika masih tidak bisa mencetak S25a, silakan berdiskusi di FansPage FB Simpatika Pati di @Admin.SimpatikaPati

Read more

Verval NRG Belum Disetujui Bolehkan Cetak S25a?

Akhir-akhir ini, seiring dengan diaktifkannya fitur S25 (Ajuan Keaktifan Kolektif), sering muncul pertanyaan apakah boleh mencetak S25a sedangkan ada salah satu guru yang proses Verval NRG-nya belum selesai (masih menunggu Kanwil Kemenag). Pertanyaan ini menyiratkan kegamangan para Operator, PTK, maupun Kepala Madrasah terkait dengan  banyaknya kasus dimana status linieritas guru yang belum linier karena terkendala berbagai masalah terutama status Verval NRG yang belum disetujui Kanwil Kemenag.

Jika terdapat guru yang belum tuntas verval NRG kemudian Kepala Madrasah mencetak S25a (Ajuan Keaktifan Kolektif) akankah berpengaruh terhadap guru tersebut?

Wajar jika muncul kegamangan tersebut dalam kasus tersebut. Ini lantaran setelah S25a dicetak, maka beberapa perubahan data terkait PTK akan ditutup. Tidak bisa dirubah! Beberapa hal yang tidak bisa diubah setelah dicetaknya S25a antara lain:

  1. Pengangkatan dan pergantian Kepala Madrasah dan tugas tambahan lainnya (semisal Wakil Kepala Madrasah, Wali Kelas, Pembina Ekstrakurikuler, Guru Piket, dll).
  2. Perubahan data siswa, seperti upload siswa, memasukkan siswa ke dalam rombel, mutasi, dll.
  3. Pengisian Jadwal Mengajar Mingguan


Pertanyaannya, bagaimana dengan Verval NRG yang belum disetujui Kanwil?

S25 vs Verval NRG

Tunggu atau Tinggalkan?


Jika ada salah satu guru yang ajuan S26 (Verval NRG) belum disetujui oleh Kanwil, apakah Kepala Madrasah harus menunda Cetak S25a (menunggu) ataukah tidak?

Ajuan S26 atau Verval NRG tidak terpengaruh langsung dengan Cetak S25a. Artinya:
  1. Guru yang belum Verval NRG masih dapat melakukan Verval NRG (Cetak S26) maupun Verval Ulang NRG, meskipun Kepala Madrasah telah mencetak S25a.
  2. Ajuan Verval NRG yang telah diajukan tetap dapat diproses oleh Admin Kab./Kota maupun Admin Kanwil Kemenag. Artinya, admin-admin tersebut masih dapat menyetujui maupun menolak Ajuan S26 tersebut, meskipun Kepala Madrasah telah mencetak S25a.
  3. Jika terdapat perubahan status di Verval NRG yang diajukan, sistem akan secara otomatis mencatat perubahan tersebut. Artinya, jika sebelumnya (Ajuan S26 belum disetujui), statusnya 'Tidak Linier' maka ketika ajuan tersebut telah disetujui oleh Kanwil, maka statusnya akan otomatis berubah menjadi 'Linier'.

Jadi tidak perlu ada kekhawatiran bagi PTK maupun Kepala Madrasah, apakah harus menunggu ataukah tidak Ajuan Verval NRG yang dilakukan oleh salah satu guru di madrasahnya.

Yang perlu diperhatikan adalah pemenuhan beban kerja (mapel dan jam mengajar) guru tersebut yang sudah benar sesuai dengan aturan yang berlaku, terutama terkait dengan penghitungan beban kerja dan linieraitas. Sehingga suatu ketika saat Ajuan Verval NRG tersebut sudah disetujui, statusnya yang semula tidak linier dapat otomatis berubah menjadi linier.

Kasus ini akan berbeda dengan saat Cetak SKMT dan SKBK. Jika status Verval NRG belum disetujui oleh Kanwil, maka saat melakukan Ajuan SKBK maka akan tertulis dengan 'Belum Layak Mendapat Tunjangan' karena faktor linieritas. Baca : Status NRG Belum Permanen Jangan Cetak SKMT & SKBK (S29)


Read more